1. Назначение и общая характеристика

 
Программное обеспечение (далее - ПО) Такском-Файлер реализует один из вариантов интерфейса пользователя в системе Такском-Доклайнз, которая предназначена для обеспечения документооборота между участниками электронного взаимодействия, включая выставление и получение счетов-фактур (в том числе исправленных, корректировочных) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Этот документооборот осуществляется через организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи - Оператора электронного документооборота (далее – ЭДО) ООО «Такском» - в рамках системы ЭДО Такском-Доклайнз.
 
Наряду со счетами-фактурами ПО Такском-Файлер обеспечивает организацию обмена в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи как формализованными документами, формат представления которых установлен нормативными правовыми актами, так и неформализованными документами произвольного формата (заказы, счета, платежные поручения, распоряжения и пр.).
 
ПРИМЕЧАНИЕ
Формализованными документами, формат представления которых установлен нормативными правовыми актами, в частности являются:
  • документы об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав;
  • документы об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
  • документы о передаче товаров при торговых операциях;
  • документы о передаче результатов работ (документы об оказании услуг).
 
В рамках электронного документооборота счетов-фактур ПО Такском-Файлер обеспечивает обязательное выполнение специальных процедур (регламента), установленных нормативными правовыми актами. В рамках электронного документооборота документами, отличными от счетов-фактур, ПО Такском-Файлер предоставляет возможность по согласованию сторон отступать от вышеуказанного регламента. При этом отправитель  документа имеет возможность осуществлять мониторинг соблюдения регламента электронного документооборота и процесса доставки документов адресату.
 
ПО Такском-Файлер обеспечивает выполнение следующих функций:
  • ручной ввод документов;
  • импорт счетов-фактур, сформированных бухгалтерскими программами в формате, установленном нормативными правовыми актами;
  • проверку счетов-фактур на соответствие требованиям формата представления, установленного нормативными правовыми актами, перед отправкой;
  • отправку произвольного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
  • прием произвольного документа, подписанного одной или двумя УКЭП;
  • отправку и приём неформализованного документа, подписанного электронной подписью (ЭП), не являющейся УКЭП;
  • защиту информации, содержащейся в документах, при передаче с использованием сертифицированных криптографических средств информации;
  • автоматизированное выполнение функций регламента электронного документооборота, установленного нормативными правовыми актами;
  • автоматизированное прикрепление к отправляемым УПД и УКД номера зарегистрированной в реестре ФНС доверенности, если документ подписан по доверенности;
  • автоматическая проверка доверенностей и отображение результата проверки.
 
Система предусматривает обмен документами полноправных абонентов систем Такском-Файлер и Такском-Доклайнз не только между собой, но и с контрагентами, не заключившими договор об обслуживании с оператором ЭДО ООО "Такском".
 
Абоненты системы Такском-Файлер имеют возможность отправлять документы только при наличии документированного согласия со стороны получателя.
 
При отправке документа имеется возможность указать контактное лицо контрагента и в какое именно подразделение и/или какому сотруднику следует доставить документ.
Предусмотрена также возможность пересылки документов внутри организации с целью согласования, то есть, возможны следующие сценарии использования:
  • Перед отправкой документа сотрудник организации-отправителя предварительно высылает руководителю посредством системы Такском-Файлер документ на согласование, после чего подписывает согласованный документ и отправляет контрагенту.
  • При получении документа от контрагента сотрудник организации-получателя предварительно высылает этот документ руководителю посредством системы Такском-Файлер в целях согласования или информирования, после этого завершает обработку документа (подписывает или отклоняет документ).
  • Сотрудник организации-отправителя, не имеющий права подписи соответствующего документа, формирует документ и высылает документ руководителю посредством системы Такском-Файлер в целях подписания и последующей отправки контрагенту.
 
В целях интеграции с различными ERP-системами (1C, SAP, Axapta, OeBS и др.) в системе Такском-Доклайнз предусмотрено использование программы Такском-Ассистент, которая автоматизирует отправку и получение документов через эту систему и предоставляет возможность реализовать функции ПО Такском-Файлер из ERP-системы. Программа Такском-Ассистент обеспечивает выполнение следующих функций:
  • отправка, отклонение и прием приглашений к ЭДО;
  • прием и отправка документов от имени абонента;
  • подписание документов электронной подписью от имени абонента;
  • сбор информации об ошибках при отправке документов и предоставление ERP-системе статусов обработки отправленных документов и приглашений.