6.9. Настройка согласования и подписания

Предусмотрена возможность автоматического направления как входящих, так и исходящих документов на согласование или подписание. Ввести или отредактировать соответствующие параметры настройки может пользователь с правами администратора (см. п. 6.7).

Особенности передачи документа на согласование:

Документ может быть передан на согласование неограниченное количество раз.
Конкретный документ нельзя передать на согласование одному сотруднику более одного раза.
Для согласования документа, поступившего по активному (действующему) маршруту у сотрудника должны быть права на согласование. При отсутствии прав на согласование сотрудник не будет доступен для выбора при настройке маршрута согласования.
Все этапы согласования документа должны быть выполнены до передачи документа на подпись. После подписания документ нельзя передать на согласование.
Если описание маршрута согласования предусматривает направление документа в несколько отделов организации или нескольким сотрудникам, то согласование по этому описанию происходит последовательно. Следующий этап (передача на согласование в следующий отдел или следующему сотруднику) выполняется только после согласования документа в предыдущем отделе или предыдущим сотрудником. Если на каком-то из этапов согласование документа будет отклонено, то на этом его согласование по данному маршруту прекращается и на следующие этапы согласования или подписания, заданные в описании маршрута, документ не будет направлен.

Особенности передачи документа на подписание:

Для подписания документа, поступившего по маршруту, у сотрудника должны быть права подписания документов. Сотрудник не будет доступен для выбора при настройке этапа подписания в маршруте, если он не обладает правом подписания документов.
В любом маршруте действие передачи документа «На подписание» может быть только единственным и завершающим. После действия передачи документа «На подписание» нельзя добавить действие «На подписание» или «На согласование».

Настройка автоматического направления входящих документов на согласование или подписание выполняется после перехода по ссылке

на вкладке "Маршруты согласования".

Активный (автоматически применяемый) маршрут согласования или подписания имеет соответствующий статус в колонке "Статус". Пример:

Для ввода данных о новом маршруте нужно:

Нажать кнопку .
Придумать и ввести название маршрута. Пример:

Выбрать, для каких документов (входящих или исходящих) предназначен маршрут, выбрав значение в поле "Направление" ("Входящие" или "Исходящие").
При описании маршрутов согласования входящих документов доступна возможность автоматического направления по данному маршруту документов, поступивших в составе пакетов. Для активации данного функционала необходимо проставить галочку в позиции "Включая документы в составе пакета".

При наличии галочки в позиции "Включая документы в составе пакета" все подходящие документы из состава пакетов направляются по данному маршруту, а неподходящие - игнорируются, но могут быть обработаны пользователем вручную (см. п. 9).

При отсутствии галочки в позиции "Включая документы в составе пакета" все документы, поступающие в пакетах, игнорируют данный маршрут.

Выбрать, для каких контрагентов и документов предназначен маршрут, выбрав или указав значения в полях "Контрагент", "Цена" ("от" и "до"), "Типы документов".



Допускается наличие двух и более активных маршрутов с разным описанием.

Если некоторый документ отвечает условиям сразу двух разных маршрутов, то он будет направлен по маршруту с более точным указанием контрагента или типа документа. То есть маршруты без указания конкретных контрагентов или типов документов имеют более низкий приоритет по сравнению с аналогичными маршрутами с указанием конкретных контрагентов и/или типов документов.

Попытки сделать активным новый маршрут, применимый к тем же документам, что и ранее активизированный маршрут, и с тем же приоритетом, блокируются с отображением сообщения, указывающего название аналогичного активного маршрута. Примеры:

Значения параметров документа-основания "Договор", "Номер", "Дата" можно (имеет смысл) указать, если задаётся маршрут для следующих формализованных документов:
Счет-фактура.
УПД "Счет-фактура + первичный документ".
УПД "Первичный документ" (об отгрузке товара).
Документ о передаче товара при торговых операциях.
Акт о передаче результатов работ (оказании услуг).
Корректировочный счет-фактура.
УКД "Корректировочный счет-фактура + изменение стоимости".
УКД "Изменение стоимости".

Параметры документа-основания в описании маршрута "Договор", "Номер", "Дата" сравниваются с параметрами "Наименование документа-основания", "Номер документа-основания", "Дата документа-основания" или "Наименование", "Номер", "Дата" документа-основания отгрузки товаров во входящих/исходящих формализованных документах для выявления документов, подлежащих направлению по данному маршруту.

Пример описания маршрута, условия которого никогда не будут выполнены, так как параметры "Наименование документа-основания", "Номер документа-основания", "Дата документа-основания" отсутствуют в неформализованных документах (договорах, письмах, актах)

Заполнить строки с описаниями этапов маршрута. Для заполнения каждой строки описания этапа:
Выбрать тип этапа маршрута "На согласование" или "На подписание". Пример:

Выбрать подразделение, в которое нужно направить документы на данном этапе.
При желании или необходимости - указать конкретного сотрудника, которому нужно направлять документы.
Нажать кнопку .

На короткое время справа внизу окна отобразится сообщение о создании маршрута. Пример:

Если нужно направлять документы также и в другое подразделение или другому сотруднику, - повторить описанные выше действия по вводу строки описания этапа маршрута.



Согласование по заданному описанию маршрута происходит последовательно. Следующий этап выполняется только после завершения предыдущего, поэтому порядок ввода строк описания этапов маршрута может иметь значение.

Если на каком-то из этапов согласование документа будет отклонено, то на этом его согласование и подписание по данному маршруту прекращается, на следующие этапы документ не будет направлен.

Если, например, в маршруте согласования указано направлять документы Иванову, а затем - Емельянову, то в случае отклонения согласования документа Ивановым к Емельянову на согласование или подписание этот документ не попадёт.

Если нет других активных маршрутов, применимых к тем же документам, с тем же приоритетом, то можно включить переключатель в позиции "Активный маршрут" для активизации маршрута сразу при создании маршрута. В противном случае

Если есть другой активный маршрут, который по условиям применения является альтернативным, то для активизации данного маршрута необходимо предварительно выключить переключатель "Активный маршрут" у активизированного ранее маршрута или удалить его.

Если нужно распространить действие маршрута для входящих документов на документы в составе пакетов, то поставить галочку в позиции "Включая документы в составе пакета".
Нажать кнопку .

Для изменения описания маршрута нужно:

Открыть нажатием данные маршрута. Пример:

Внести изменения.

Для удаления строки или параметра отбора нужно нажать кнопку

справа. Пример:

Для ввода строки описания этапа в маршрут нужно:

Выбрать тип маршрута "На согласование" или "На подписание"
Выбрать подразделение, в которое нужно направить документы.
При желании или необходимости - указать конкретного сотрудника, которому нужно направлять документы.
Нажать кнопку . Пример:

В результате нажатия кнопки

новая строка описания маршрута появится над полями выбора данных для нового этапа маршрута. Пример:

Нажать кнопку .

Для удаления данных о маршруте нужно:

Открыть данные удаляемого маршрута щелчком левой кнопкой мыши на его строке и нажать кнопку "Удалить" в нижней части страницы описания маршрута. Пример:

На короткое время справа внизу окна отобразится сообщение об удалении маршрута: