П2.4. Действия с документом

 
В случае входа в систему по логину и паролю приложение позволяет:
  • Открыть печатную форму или файл документа (при помощи пункта "Скачать" меню "Действия" в разделе  "Черновики").
  • Направлять на автоматическую проверку черновики документов.
  • Просматривать и согласовывать поступившие документы.
  • Добавлять файл к документу в разделе "Черновики" или удалять добавленный файл. (Дополнительный файл у документа может быть только один, при повторном добавлении новый файл замещает старый. Размер добавляемого файла - до 15 мб.) См. пример ниже.
  • Направить документ на согласование.
  • Направить документ на подписание.
  • Переместить документ, то есть направить его определенному подразделению или конкретному сотруднику.
  • Удалить документ, если это действие разрешено параметрами аккаунта.
 
В случае входа в систему с использованием сертификата ключа ЭП приложение дополнительно позволяет:
  • Подписывать и отправлять документы.
  • Аннулировать документ или направить контрагенту предложение об аннулировании.
  • Отправлять контрагенту уведомление об уточнении.
 
Состав доступных действий с документом в меню "Действия" зависит от типа документа, его состояния, возможности использования ключа ЭП и открытой вкладки.
Примеры открытого меню "Действия":
На планшете с ОС Android:
 
На iPhone и смартфоне с ОС Android:
   
При работе с черновиком счёта-фактуры команда "Сбросить" из меню "Действия" работает как отмена не сохраненных операций по добавлению или удалению кодов маркировки. Эта команда работает только для отмены добавления или удаления кодов маркировки, которые мы изменили на устройстве, но не отправили данные на сервер, то есть  до нажатия кнопки «Сохранить коды маркировок».
В результате перемещения документа изменяется подразделение, которое имеет доступ к документу.
История перемещений, согласований и подписаний документа отображается в подразделе "Согласование". Примеры:
Если документ направлен на согласование лично сотруднику, то этому сотруднику предоставляется и право на согласование, независимо от прав, указанных для него администратором.
Количество перемещений и согласований не ограничено. Большинство документов можно подписать только один раз, но для некоторых форм документов возможно формирование двух подписей, см. п. 8.1.3. Формирование и отправка счетов-фактур (СЧФДОП, КСЧФДИС) с двумя подписями.
Ограничения при выполнении согласования и подписания
  • На согласование (для ознакомления) или на подписание в любое из подразделений и любому из сотрудников, указанных при настройке (см. п. 6.7. Данные о структуре и сотрудниках организации), нельзя направить:
  •  документ, пришедший на согласование, подписание;
  •  черновик с ошибками, выявленными средствами контроля формата.
2. Пока документ ожидает согласования или подписания, его нельзя отредактировать, подписать, отклонить, отправить на согласование или подписание.
3. У сотрудника, получившего исходящий документ на согласование, не будет возможности отправить этот документ.
4. У сотрудника, получившего входящий документ на согласование, не будет возможности отправить положительный или отрицательный ответ на этот документ контрагенту.
5. Документ можно направить на подписание только из разделов "Черновики" и "Входящие".
6. Нельзя отправить на подпись входящий документ, в котором не указано, что он требует подписания.
Для направления документа на подпись, согласование или для передачи определённому подразделению нужно:
  • Найти и открыть информацию о документе (см. п. Просмотр документооборота).
  • В окне "Документ" открыть вкладку "Согласование" и нажать кнопку "Действия". Пример:
В результате этого откроется меню доступных действий с документом. Пример на iPhone и смартфоне с ОС Android:
Для добавления файла к документу нужно открыть вкладку "Детали" и нажать  кнопку "Приложить файл". Пример:
Для удаления приложенного к документу дополнительного файла нужно открыть вкладку "Детали" и нажать  кнопку . Пример:
 
Действия после выбора операции (кнопки) "Переместить" описаны в п. Направление документа в подразделение.
Действия после выбора операции (кнопки) "На подпись" описаны в п. Направление документа на подпись.
Действия после выбора операции (кнопки) "На согласование" описаны в п. Направление документа на согласование.
О действиях сотрудника, получившего документ на согласование, см. п. Согласование документа.
О формировании письма с неформализованным документом см. п. Формирование неформализованных документов.
О сверке кодов маркировки и формировании ответа по результату сверки см. п. Проверка маркировки поступившей продукции.
О формировании и отправке Уведомления об уточнении см. п. Отправка Уведомления об уточнении
 
ПРИМЕЧАНИЯ
1. Если с некоторым документом или группой документов работает несколько пользователей, то следует учесть, что документ на время работы одного пользователя не блокируется для действий других пользователей. Это может привести, к попыткам излишних и взаимоисключающих действий. В случае попытки взаимоисключающих действий разных пользователей (из-за запаздывания отображения действий и состояния документа на экране) конфликт не фиксируется, выполняется только действие, поступившее на обработку первым. Например, если документ практически одновременно решили подписать 2 пользователя, то сформируется только одна подпись.
2. При работе в приложении Такском Файлер в нижней части экрана может появиться сообщение:
 
Подобное сообщение может появиться и в списке уведомлений смартфона. Пример:
Это сообщение появляется в двух случаях:
  • Кто-то из пользователей инициировал отправку документа, к которому необходимо сформировать подпись.
  • Система автоматически подготовила к отправке служебное сообщение, например, подтверждение даты получения документа, и необходимо сформировать подпись к этому служебному сообщению.
После нажатия на информационное сообщение появится экран с предложением поднести Рутокен к смартфону для формирования подписи (подписей). Пример: