РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
×
Содержание
Поиск
 
   
   
   
 

6.7.1. Ввод и редактирование данных сотрудника-пользователя

 

Ввод (регистрация в системе) данных сотрудника-пользователя

После ввода данных о структуре организации (см. п. 6.7. Ввод данных о структуре организации) администратор (сотрудник, обладающий правом редактирования данных о составе и структуре организации)  может ввести данные о сотрудниках-пользователях, их сертификатах ключей ЭП и их полномочиях при работе с ПО "Такском-Файлер", иными словами — сформировать карточки сотрудников-пользователей. Для этого в разделе "Настройки" - "Подразделения и сотрудники" - "Сотрудники" нужно нажать кнопку  и в открывшемся окне ввести данные сотрудника.
Ввод данных сотрудника можно начать с загрузки информации о его сертификате ключа ЭП при помощи одной из кнопок , , расположенных в нижней части страницы вода даных сотрудника, - в этом случае часть полей, таких как "Фамилия", "Имя", "Отчество", будет заполнена автоматически.
Далее нужно:
  • Указать электронный адрес (Email) сотрудника, который используется далее сотрудником как логин при входе в систему, на него с адреса invitation@rb.taxcom.ru после сохранения данных сотрудника будет отправлено письмо со ссылкой для формирования пароля. Пример:
Здравствуйте, Иванов Иван Иванович!
Вас добавили в список сотрудников кабинета «наименование организации» на сайте «Такском-Файлер».
Логин для входа: ivanov@yandex.ru
Чтобы задать пароль, перейдите по этой ссылке:
Перейти на сайт «Такском-Файлер» и задать пароль
С уважением,
Cервисная служба «Такском-Файлер»
В Email недопустимо использование символов :  ” # $% & ‘ * + / =? ' ` "
  • Расстановкой галочек в данной учетной записи определить права сотрудника.
Галочка в позиции "Администрирование организации" предоставляет права изменения данных о подразделениях организации, их составе и полномочиях сотрудников. В каждой организации должен быть по меньшей мере один сотрудник с правами администратора.
Отсутствие галочки в позиции "Разрешить доступ по сертификату" не будет препятствовать входу в систему Такском-Файлер по логину и паролю. При необходимости поставить галочку в позиции "Перемещать документы". Под правом перемещать документы при настройке подразумевается право сотрудника перенаправить документ для обработки в другое подразделение, другому сотруднику с удалением из списка своих документов, см. п. 17. Передача (перемещение) документов другим исполнителям.
О вводе сведений доверенности см. п. 6.7.3.
  • Для обеспечения доступа к документам, адресованным в подразделения или филиалы, нужно открыть меню щелчком мыши в позиции "Доступ к подразделениям" и поочередно выбрать необходимые подразделения или филиалы. 
Пример выбора доступа к документам подразделения "Отдел продаж":
Права по работе с документами распространяются на все имеющиеся в системе Такском-Файлер электронные документы подразделений, указанных на странице данных сотрудника.
  • В позиции "Роль ЭПД" нужно выбором в списке указать роль сотрудника.
  • Если роль сотрудника - "Водитель", то данные водителя можно перенести из соответствующего справочника при помощи кнопки  .
Пример переноса данных водителя из справочника:
Шаг 1 - нажатие кнопки
Шаг 2 - выбор водителя в справочнике
  • Для выполнения регистрации личного сертификата ЭП в системе Такском-Файлер (если эта операция не запрещена) потребуется записанный на компьютере или подключенном носителе данных  файл сертификата ЭП с расширением cer. В качестве сертификата сотрудника могут быть зарегистрированы только сертификаты, соответствующие ИНН организации. Администратору не обязательно указывать сертификат сотрудника при вводе или редактировании данных этого сотрудника. Любой сотрудник, для которого введены данные и определены соответствующие полномочия, может самостоятельно  управлять своими сертификатами (добавлять и удалять их).
  • После окончания ввода данных о сотруднике - нажать кнопку вверху справа. Пример:
Процесс сохранения данных сотрудника сопровождается исчезновением надписи и вращением дуги на кнопке :
 
Обычно это происходит очень быстро.
Затем справа внизу экрана на короткое время отображается сообщение о сохранении информации. Пример:
 
Если ранее сертификат ключа ЭП сотрудника был зарегистрирован в системе Такском-Файлер, то для регистрации нового личного сертификата ЭП в системе Такском-Файлер после его перевыпуска в связи с завершением срока действия достаточно просто использовать новый сертификат для входа в систему (см. п. 5.2. Вход с использованием ключа подписи). Автоматическая регистрация нового сертификата при этом осуществляется на основе совпадения данных сотрудника (пользователя), указанных в старом и новом сертификате.
 

Для редактирования данных сотрудника нужно:

  • Войти в систему с использованием сертификата ключа ЭП администратора или логина и пароля администратора.
  • В разделе "Настройки" - "Подразделения и сотрудники" - "Сотрудники"  нажать ссылку с фамилией, именем и отчеством сотрудника, данные которого нужно отредактировать, - откроется такое же окно, как и при вводе данных сотрудника.
  • Возможность или запрет самостоятельно регистрировать и удалять свои сертификаты ключа электронной подписи определяется при регистрации абонента в системе, в соответствии с данной установкой отображаются или недоступны соответствующие кнопки.
  • Права по работе с документами распространяются на все имеющиеся в системе Такском-Файлер электронные документы подразделений, указанных на странице данных сотрудника.
  • Внести необходимые изменения.
В случае изменения e-mail сотрудника логин входа в Такском-Файлер не изменится.
  • После окончания ввода или редактирования данных сотрудника - нажать кнопку вверху справа:
 
Процесс сохранения данных сотрудника сопровождается исчезновением надписи и вращением дуги на кнопке :
 
Обычно это происходит очень быстро.
Справа внизу на короткое время отобразится сообщение об обновлении информации:
При переводе сотрудника в другое подразделение (редактировании подразделения в данных сотрудника) документы, направленные ему на согласование, по-прежнему будут отображаться у него в соответствующих разделах.
 

Для удаления данных о сотруднике необходимо:

  • Учесть следующие последствия удаления данных о сотруднике:
  • При удалении данных сотрудника, у которого есть документы, направленные лично ему на согласование или подписание (о процедуре согласования/подписания см. п. 9), автоматически формируется отрицательный ответ на согласование или подписание этих документов с комментарием об удалении данных этого сотрудника. Пример:
  • При удалении сотрудника подразделения, у которого в разделе "Задачи" - "Исходящие" есть документы на согласование или подписание, такие документы по умолчанию останутся в этом же разделе у других сотрудников подразделения (филиала) удаляемого сотрудника, и другие сотрудники этого подразделения смогут продолжить с ними работу.
  • В случае удаления данных о сотруднике, указанном в маршруте согласования или подписания документов (о настройке таких маршрутов см. п. 6.9), этот маршрут отключается (переводится в состояние "Не активен"), а в описании маршрута согласования/подписания строка с данными удаленного сотрудника выделяется красным цветом. Пример описания маршрута, содержащего информацию об удаленном сотруднике Фёдорове И.А.:
Чтобы сделать маршрут активным, нужно сначала кнопкой удалить из описания маршрута строку с ФИО удаленого сотрудника.
  • Открыть данные сотрудника.
  • Нажать кнопку "Удалить":
В случае отсутствия маршрутов согласования/подписания с участием удаляемого сотрудника его данные будут сразу удалены.
  • При наличи маршрутов согласования/подписания с участием удаляемого сотрудника для подтверждения удаления даных сотрудника - нажать кнопку . Пример:
  • Справа внизу на короткое время отобразится сообщение об удалении информации:
 
 
  (c) ООО "Такском", 2026 г.