Для создания письма, содержащего файл произвольного подготовленного документа необходимо:

Для выбора получателя следует сначала начать ввод его наименования или ИНН в поле "Получатель", а затем - нажатием выбрать необходимое в появившемся списке. Пример: 

При выборе адресата (получателя или плательщика) доступны только контрагенты, положительно ответившие на приглашение к обмену электронными документами (см. п. 6.3. Формирование и ведение Таблицы контрагентов). Если контрагент не найден - уточните параметры поиска. (Окно поиска отображает не более 10 абонентов, соответствующих параметрам поиска.)

После выбора получателя для указания подразделения и контактных лиц на стороне отправителя и получателя рекомендуется воспользоваться кнопками "Доп. информация отправителя", "Доп. информация получателя" и заполнить открывшиеся поля. Примеры:

Выбор подразделения адресата возможен только, если контрагент указал при настройке подразделения своей организации и дал разрешение показывать некоторые подразделения контрагентам.

В результате выбора для создания документа пункта "Произвольный документ" открывается бланк письма, тип которого следует выбрать в меню, открывающемся нажатием в поле "Тип документа". Пример:

Размер файла вложения (электронного документа) должен быть не более 35 Мб.

Предусмотрена возможность добавить дополнительные данные в виде файла или пояснительного текста, а так же зафиксировать связь отправляемого документа с другими, ранее отправленными или полученными документами.. Для этого нужно сначала открыть поля для ввода дополнительных данных кнопкой "Дополнительные данные". Пример:

Если необходимо получить подпись получателя к отправляемому неформализованному документу ("Произвольный документ"), то нужно поставить галочку в позиции "Требуется подпись получателя". (В формах Акта о выполнении работ и Товарной накладной такой позиции нет.)

Следует учесть, что файл дополнительных данных не подписывается.

Если вместе с документом необходимо отправить какой-либо файл

, то нужно нажать кнопку "Загрузить".

Размер загружаемого файла должен быть не более 35840 Кб.

Если вместе с документом необходимо отправить какой-либо текст

, то нужно нажать кнопку "+ Добавить комментарий", ввести текст и нажать кнопку   Сохранить  .

Для указания связи формируемого документа с ранее отправленными документами

нужно воспользоваться кнопкой "Выбрать ещё". Подробнее о связывании документов см. п. 8.6. Связывание документов.

Если документ связан с иными документами по номеру сделки, то можно указать этот номер (не более 255 символов), по которому впоследствии можно будет отфильтровать все документы, связанные с этой сделкой (см. п. 13. Использование фильтра).

Данные о договоре (сделке) следует вводить или выбирать после выбора получателя.  (Это поле очищается в результате выбора  в поле "Получатель".)

При необходимости сопроводить отправляемые документы пояснением или иным текстом следует воспользоваться кнопкой "+Добавить комментарий".

 

После ввода необходимых данных  для сохранения письма с документом нужно нажать кнопку , а для сохранения и перехода к дальнейшим действиям с этим документом - нужно нажать кнопку .

В результате нажатия кнопки документ сохраняется в разделе "Черновики", открывается страница "Создание документов", а справа внизу окна на короткое время отображается сообщение об успешном создании документа. Пример такого сообщения:

Далее созданное письмо можно сохранить, проверить или подписать и отправить с помощью кнопок панели инструментов.

В результате нажатия кнопки документ сохраняется в разделе "Черновики" и открывается страница, с которой его можно скачать, переместить в другое подразделение, направить  на согласование, на подписание или, при наличии полномочий, подписать и отправить с помощью кнопок панели инструментов. Пример:

 

Поле "Комментарий" на странице документа можно использовать для любых внутренних целей, например, для облегчения последующего поиска. Оно отображается также в списке документов разделов "Черновики", "Отправленные" и "Входящие". Информация этого поля "Комментарий" не пересылается контрагенту и не является частью документа. Примеры комментариев:

Для ввода комментария к открытому документу нужно:

Для редактирования комментария на странице открытого документа нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на тексте комментария, внести исправления и нажать кнопку    Сохранить  .