11. Отправка документа и контроль ЭДО

Условия формирования электронной подписи (ЭП) и отправки документа или пакета документов:

Наличие прав доступа к документу (пакету документов).
Используемая доверенность должна быть зарегистрирована в системе (см. п. 6.7.3)
Регистрация личного сертификата ключа подписи в системе (см. п. 6.2. Регистрация личного сертификата ключа подписи в системе Такском-Файлер).
Вход в систему с использованием сертификата ключа ЭП или, если данный сертификат выдан не УЦ ООО "Такском", - по имени пользователя и паролю.
Соответствие документа (пакета документов) формальным требованиям. (Успешное прохождение автоматической проверки перед отправкой.)
УПД и УКД могут быть подписаны и отправлены только с использованием ключа УКЭП.
Неформализованные документы (договор, контракт, приложение, счет, письмо, ...) можно подписать и отправить с использованием зарегистрированного в системе личного ключа ЭП, который не является ключом УКЭП.

Отправка открытого документа или пакета документов

При наличии личного ключа ЭП и полномочий по подписанию документов для подписания и отправки открытого письма, документа или пакета документов нужно нажать кнопку "Подписать и отправить". Примеры:

При нажатии кнопки

на странице пакета документов раздела "Черновик" происходит проверка корректности документов этого пакета по форме представления (форматно-логический контроль), проверка для каждого документа пакета наличия и статуса МЧД, а также принадлежности приложенных МЧД пользователю, инициировавшему подписание и отправку.

При наличии форматно-логических ошибок документ получает соответствующий статус и отправка пакета не происходит.

Если какая-то из приложенных МЧД не принадлежит пользователю, инициировавшему отправку пакета, или к какому-то документу пакета не прилоожена МЧД, то проверяется наличие у пользователя пригодных к использованию доверенностей.

Если такие доверенности отсутствуют, то из пакета удаляются МЧД, которые не принадлежат пользователю, и происходит подписание и отправка.

Если такие доверенности найдены, то:

Открывается окно выбора доверенности или варианта отправки без доверенности.

Пример:

В случае выбора доверенности и нажатия кнопки Добавить ко всем документам и продолжить выбранная доверенность будет приложена ко всем документам пакета, сформируются ЭП к каждому документу пакета и пакет будет отправлен.

Пример выбора доверенности:

В случае нажатия кнопки "Продолжить без доверенности":
Если к каким-то документам пакета были ранее приложены доверенности на имя пользователя, инициировавшего подписание и отправку пакета, то они будут отправлены вместе с приложенными МЧД.
Если к каким-то документам пакета приложены доверенности на другое лицо (не на имя пользователя, инициировавшего подписание и отправку пакета), то эти доверенности будут удалены, а документ подписан и отправлен в составе пакета без приложения МЧД.
Если к каким-то документам пакета ранее не были приложены доверенности, то они будут отправлены без МЧД.

После успешной проверки и отправки на короткое время справа внизу отображается сообщение о выполнении проверки и отправки. Пример:



При отсутствии личного ключа ЭП или полномочий по подписанию документов для подписания и отправки открытого письма, документа или пакета документов можно направить документы или пакеты документов лицу, имеющему возможность подписания и отправки, нажав кнопку

или

. Подробнее об этом см. п. 9. Пример:

Отправка подготовленного и сохраненного письма с документом (писем с документами)

Для подписания и отправки подготовленного и сохраненного письма с документом (писем с документами), необходимо:

Найти его (их) в подразделе "Документы" раздела "Черновики" или в подразделе "Требуют обработки" раздела "Задачи". Для поиска можно использовать фильтр (см. п. 13) или упорядочить таблицу по значениям какого-либо столбца нажатием заголовка этого столбца.

	Следует учитывать, что параметр фильтра "Дата документа" работает не по дате, указанной внутри документа, а по дате появления (формирования) документа в разделе "Черновики".

Открыть документ и нажать кнопку "Подписать" или отметить отправляемые письма галочками и нажать кнопку "Подписать и отправить".

Примеры:

ПРИМЕЧАНИЕ:

Если список документов (документооборотов) занимает несколько страниц, то галочки возле документов на скрытых страницах списка тоже учитываются, поэтому перед нажатием кнопки "Подписать и отправить" необходимо убедиться, что число отмеченных галочками (выбранных) документов, которое отображается на панели инструментов, соответствует желаемому.

В случае, если пользователь не является первым лицом организации или ИП, после нажатия кнопки "Подписать и отправить" и при наличии действующих доверенностей откроется окно, в котором можно:
Найти и выбрать необходимую доверенность, затем нажать кнопку Добавить ко всем документам и продолжить ...
Если прикладывать доверенность к отправляемому документу не требуется - нажать кнопку "Продолжить без доверенности".

Пример:

Перед отправкой все отправляемые документы и доверенности автоматически проверяются.

В результате документы подписываются и отправляются, а их копии перемещаются из раздела "Черновики" в подраздел "Отправленные" раздела "Документооборот". Этот процесс может занять несколько секунд.

Примеры отображения результата проверки доверенности:

Если проверить доверенность не удалось, то её номер выделяется красным цветом и справа от него отображается кнопка "Перепроверить". Пример:

Желтым или оранжевым номер доверенности отображается в следующих случаях:

МЧД отозвана к моменту подписания документа.
Срок действия доверенности закончился.
МЧД недействительна.
Не удалось получить статус. Рекомендуем уточнить информацию по доверенности у контрагента.

Документы, содержащие ошибки, остаются в разделе "Черновики", отмечаются в колонке "ЭДО" значком

"содержит ошибки" и не подлежат отправке. После попытки их отправить на короткое время появляется сообщение "Не все документы прошли проверку". Пример:

Для чтения более конкретной информации об ошибках нужно:

Нажать (щелкнуть левой кнопкой мыши) строку документа в списке черновиков. Пример:

Нажать (щелкнуть левой кнопкой мыши) кнопку "Результаты контроля". Пример:

Для исправления ошибок нужно открыть документ при помощи кнопки

Если все отправляемые документы успешно прошли проверку и отправлены, то справа внизу окна на короткое время появляется сообщение о проверке и отправке:



ПРИМЕЧАНИЯ

Для документов, за исключением счёта-фактуры с функцией СЧФДОП "Счет-фактура и отгрузка товаров (оказание услуг)":

При заполнении бланка документа автоматически в качестве подписанта указывается тот, кто заполнял бланк, кто последним редактировал документ.
Для замены подписанта в импортированном документе необходимо открыть его для редактирования и сохранить.
Данные о подписанте в исходящем документе автоматически заменяются после направления этого документа на подписание.
При выполнении операции "Отправить" в качестве подписанта автоматически будет указан сотрудник, нажавший кнопку "Отправить".

При попытке подписать и отправить счёт-фактуру с функцией СЧФДОП с указанием подписанта, не совпадающего с владельцем сертификата ключа подписи, использованного для входа в систему, подписание и отправка не выполняются, формируется сообщение о расхождении ФИО подписанта и владельца сертификата ключа подписи.

Если в документе указано два подписанта, то нажатием кнопки "Отправить" первый подписант не отправит документ адресату, а только перешлёт второму подписанту для подписания и отправки.

Для проверки получения от Оператора подтверждения даты отправки необходимо:

Найти письмо в подразделе "Отправленные" раздела "Документооборот". Для облегчения поиска можно использовать параметры фильтра или упорядочивание писем по параметру колонки щелчком мыши на наименовании колонки.
Перейти по ссылке в колонке "Документ", чтобы открыть документ.
Нажать кнопку . В результате откроется список полученных и отправленных сообщений. Пример:

Кнопка

справа от кнопки

предназначена для получения печатной формы, отражающей состояние документооборота. Пример такой печатной формы:

О проверке факта получения счёта-фактуры покупателем см. п. 11.1.

О проверке факта отправки данных в ИС МП см. п. 11.2.

После успешного завершения документооборота в колонке "ЭДО" появляется значок

Пример:

Значки в колонке "ЭДО" означают следующее:

- Документооборот в процессе выполнения.

- Документооборот успешно завершен.

- Документооборот завершен с уточнениями или предупреждениями.

- Документооборот завершен с ошибкой.

- Документооборот завершен с расхождениями.

- Документ не принят.

- Документ ожидает подписания.

- Документ ожидает подтверждения аннулирования.

- Документ аннулирован.

- Проблемный документ.

Значки в колонке "Внутр" означают следующее:

- Документ согласован.

- Документ не прошёл согласование. Согласование отклонено.

- Документ направлен на согласование (ожидает согласования).

- Документ подписан и отправлен.

- Документ не подписан. Подписание отклонено.

- Документ направлен на подписание (ожидает подписания).

Значки в колонке "Просл" означают следующее:

- Документ отправлен в ИСМП.

- Получен положительный ответ от ИСМП. Маркировка проверена.

- Получен отрицательный ответ от ИСМП.

- Документ не готов.

- Документ не проверен.

- Документ содержит ошибки.

- Документ прошёл формальную проверку.

Значок

в колонке "Документ" свидетельствует об ошибке в ЭДО.

Для выяснения причины ошибки следует:

Открыть документооборот.
Нажать кнопку . В результате этого откроется список сообщений, предусмотренных регламентом.
Открыть нажатием и прочитать сообщение об ошибке. Пример:

Если причина ошибки устранена или была вызвана сбоем оборудования, то документ, при отправке которого возникла ошибка можно отправить, отметив его галочкой и нажав кнопку "Переобработать". Пример:

Список ошибок, при которых может быть полезна кнопка "Переобработать"

Код	Описание ошибки
2113	В контейнере содержится более одного документа
2203	Получатель с указанным идентификатором не является контрагентом отправителя
2204	Получатель с указанным идентификатором не может принять сообщение: нет ни одного действующего сертификата
2301	Транзакция уже была осуществлена для данного документооборота.
2601	Цифровая подпись некорректна. Документ был изменен в процессе передачи. Примечание: Причиной ошибки может быть не только изменение документа, но и ошибка при добавлении файла подписи в контейнер.
2603	Сертификат не прошел проверку цепочки доверия
3201	Контейнер (кроме счета-фактуры) не может быть отправлен в связи с ограничениями тарификации (отсутствии средств на всех счетчиках)
3202	Контейнер счета-фактуры не может быть отправлен в связи с ограничениями тарификации (отсутствии средств на всех счетчиках)
3203	Контейнер не может быть отправлен в связи с ограничениями тарификации (отсутствие у абонента активных счётчиков)
5101	Внутренняя ошибка
5102	Внутренняя ошибка сервера: не удалось принять документ в обработку.

ПРИМЕЧАНИЯ

1. Параметры фильтрации автоматически сохраняются после нажатия кнопки

и автоматически используются при открытии подраздела.

2. Если в системе в результате нажатия кнопки "Сохранить" и последовавшего позднее автоматического сохранения образовалось две разных версии документа (оригинальная и автоматически сохраненная), то отображается в таблице и учитывается при фильтрации оригинальная версия. Поэтому при формировании документов, несмотря на наличие механизма автосохранения, рекомендуется после завершения работы с документом нажать кнопку "Сохранить".

3. Поле "Комментарий" в нижней части страницы документа не пересылается вместе с документом. Можно заполнить это поле, например, для облегчения последующего поиска документа.

4. Одновременная отправка документов одного абонента с нескольких компьютеров может происходить без сбоев только при подключении к каждому из этих компьютеров полного комплекта ключей ЭП, используемых для подписания документов со стороны абонента.

5. В случае роуминга ООО "Такском" не может нести ответственность за отображение всех дополнительных атрибутов (связанные документы, данные о контактных лицах отправителя и получателя, описание) на стороне получателя.