7.1. Действия Продавца и Покупателя при обмене счетами-фактурами

 
Счет-фактура может иметь следующие разновидности в зависимости от функции:
  • Функция СЧФ - «Счет-фактура, применяемый при расчетах на добавленную стоимость».
  • Функция СЧФДОП - «Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг)», «Счет-фактура и отгрузка маркированной продукции».
  • Функция ДОП - «Документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг)».
  • Функция КСЧФ - «Корректировочный счет фактура».
  • Функция КСЧФДИС - «Корректировочный счет фактура и документ об изменении стоимости».
  • Функция ДИС - «Документ об изменении стоимости».
 
Информационный обмен, связанный с предоставлением и принятием счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) можно представить состоящим из следующих действий Продавца и Покупателя (также как и Исполнителя и Заказчика работ, услуг):
 

1.     Продавец:

  • С использованием носителя ключевых данных (ключа УКЭП) подключается через Интернет к порталу Такском-Файлер (см. п. 5. Вход в систему Такском-Файлер).
  • В разделе "Черновики" создает счет-фактуру в системе одним из следующих трёх способов.
1.     Автоматически, по информации из полученного в Такском-Файлере Уведомления о приемке товаров.
2.     Выбором и заполнением пустого электронного бланка (см. п. 8.1.1).
3.     Импортом счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в установленной форме (см. п. 8.1.2).
При использовании способов 2 и 3 нужно выбрать Покупателя (адресата) по справочнику абонентов системы.
  • Запускает автоматический контроль соответствия установленной форме (кнопкой "Проверить").
  • При необходимости уведомления других сотрудников отправляет счёт-фактуру на согласование с последующим указанием подразделения или сотрудника, которому счёт-фактура направляется на согласование. Подробнее см. п. 9.
  • Отправляет счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру) Покупателю. Подробнее см.  п. 11.
 
2.     Покупатель:
  • С использованием носителя ключевых данных (ключа УКЭП) подключается через Интернет к порталу Такском-Файлер (см. п. 5.2. Вход с использованием ключа ЭП).
  • Открывает раздел "Входящие", перед ним появляется список пришедших писем (новые письма выделены жирным шрифтом).
  • Открывает полученный счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру).
  • При необходимости - печатает полученный счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру). Для печати используется программа Adobe Reader.
  • Проверяет счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру).
  • При необходимости уведомления других сотрудников отправляет счёт-фактуру на согласование кнопкой "Отправить на согласование" с последующим указанием подразделения или сотрудника, которому счёт-фактура направляется на согласование. Подробнее см. п. 9.
  • В случае обнаружения ошибок отклоняет счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру) с отправкой Уведомления об уточнении. Подробнее см. п. 8.2.2.
  • При наличии договоренности с контрагентом нажатием кнопки "Принять и подписать" открывает бланк сообщения "Информация покупателя", заполняет, а затем - отправляет. Это возможно только в ответ на документ с функцией СЧФДОП, ДОП, КСЧФДИС, ДИС и документ «Счет-фактура и отгрузка маркированной продукции». Подробнее см. п. 8.2.3.
    Для ЭДО «Счет-фактура и отгрузка маркированной продукции» отправка сообщения "Уведомление об уточнении" или "Информация покупателя" обязательна.
  • При необходимости отправки Документа о приемке ценностей и (или) расхождениях, выявленных при приёмке  в ответ на документ с функцией СЧФДОП или ДОП нажатием кнопки  открывает бланк Документа о приемке ценностей и (или) расхождениях, выявленных при приёмке, заполняет, а затем - отправляет. Подробнее см. п. 8.2.4.
  • При необходимости аннулирования полученного документа (УПД или УКД) в рамках того же документооборота отправляет Отправителю предложение о его аннулировании. Для аннулирования необходимо получить от Отправителя сообщение о согласии. В случае получения отказа Отправителя документ не считается аннулированным. См. п. 10. Аннулирование документа (отзыв подписи под документом).
  • При получении предложения об аннулировании подписанного им документа читает его текст, принимает решение, дать согласие или отказать, и отправляет соответствующее сообщение с ЭП.
 

3.     Продавец:

  • С использованием носителя ключевых данных подключается через Интернет к порталу Такском-Файлер (см. п. 5.2. Вход с использованием ключа ЭП).
  • Контролирует процесс доставки документов. Для этого открывает раздел "Исходящие" и проверяет статусы отправленных документов, включая счета-фактуры. При успешном выставлении счета-фактуры в столбце "Статус" отображается значок . При необходимости уточнения счета-фактуры в столбце "Статус" отображается значок .  Подробнее см. п. 12.1.
  • При получении Уведомления об уточнении, означающем отказ в приеме счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в связи с наличием ошибок, читает текст Уведомления об уточнении и начинает новый цикл формирования и отправки счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры).
  • При получении сообщения "Информация покупателя" (возможно только в ответ на документ с функцией СЧФДОП , ДОП, КСЧФДИС, ДИС и документ «Счет-фактура и отгрузка маркированных изделий») знакомится с его содержанием.
  • При получении сообщения "Документа о приемке ценностей и (или) расхождениях, выявленных при приёмке" (возможно только в ответ на документ с функцией СЧФДОП и ДОП) знакомится с его содержанием.
  • При необходимости аннулирования отправленного документа (УПД или УКД) отправляет предложение о его аннулировании в рамках того же документооборота. Для аннулирования необходимо подписание предложения об аннулировании Получателем документа. В случае отказа Получателя от подписания предложения об аннулировании документ не считается аннулированным. См. п. 10. Аннулирование документа (отзыв подписи под документом).
  • При получении Предложения об аннулировании читает его текст, принимает решение, дать согласие или отказать, и отправляет соответствующее сообщение с ЭП. См. п. 10. Аннулирование документа (отзыв подписи под документом).
У Продавца и Покупателя с помощью ПО Такском-Файлер по заданным условиям может быть сформирован реестр исходящих или входящих документов (см. п. 15. Выгрузка реестра документов). 
 

Дополнительные действия для документооборота «Счет-фактура и отгрузка маркированных изделий»:

В случае принятия счёта-фактуры Покупателем (при отсутствии уведомления об уточнении):
  • Оператор ЭДО отправляет в Государственную информационную систему мониторинга за оборотом товаров (ГИС МТ) соответствующий комплект документов.
  • Продавец автоматически через Оператора ЭДО получает от ГИС МТ  квитанцию.
  • При наличии ошибок информацию об ошибках получают и Продавец, и Покупатель.
ПРИМЕЧАНИЯ
1.  Документ переданный на согласование можно отозвать, для этого необходимо открыть переданный на согласование документ и нажать кнопку "Отозвать согласование" или "Отозвать подписание".
2. В ролях  Продавца и Покупателя приведенного порядка действий так же могут выступать:
  • Комиссионер и Покупатель.
  • Комитент и Комиссионер
(Комиссионер является получателем счёта-фактуры, а в поле "Покупатель" счёта-фактуры указываются данные Покупателя, предварительно предоставленные Комитенту Комиссионером).
В данном случае счёт-фактуру можно сформировать на портале Такском-Файлер или сформировать другими доступными средствами и импортировать, см. п. 8.1. Формирование или импорт счета-фактуры или корректировочного счета-фактуры.